Бізнес-асистент / Executive Business Assistant to CEO

Опис вакансії

Шукаємо бізнес-асистента для власника девелоперської компанії.

Це роль для людини, яка допоможе власнику ефективно управляти власним часом, інформацією та потоком задач. Бізнес-асистент бере на себе координацію домовленостей, контроль виконання доручень, підготовку до зустрічей, роботу зі звітністю та комунікацію з керівниками напрямів.

Ми шукаємо не секретаря чи офіс-менеджера, а сильного операційного партнера власника, який вміє систематизувати великий обсяг інформації, бачити пріоритети, контролювати виконання та завчасно звертати увагу на проблеми, які потребують рішення власника.

Робота з девелопментом

Ця роль передбачає не просто організаційну підтримку власника, а роботу в контексті девелоперського бізнесу.

Важливо розуміти, як взаємодіють служба замовника, генпідрядник, фінансовий і комерційний департаменти, як формуються кошториси та бюджети, що відбувається з проєктною та дозвільною документацією.

Формат праці

📍 Київ
Офісний формат, повна зайнятість, 5 днів на тиждень.

Робота передбачає поїздки на об’єкти разом із власником, тому важливо бути готовим/-ою до такого формату.

Основна частина роботи передбачає щоденну взаємодію з власником, керівниками департаментів та іншими ключовими учасниками бізнесу.

Ритм роботи

Щодня

— ранкова зустріч із власником приблизно на 5 хвилин: статус, пріоритети, питання на рішення;

— контроль виконання доручень і комунікація з керівниками;

— збір та структурування необхідної інформації;

— оновлення статусів у системі наприкінці дня.

Щотижня

— огляд виконаних і прострочених доручень;

— визначення того, що заблоковано та чому;

— планування календаря власника на наступний тиждень;

— зведення звітів департаментів.

Щомісяця

— аналіз дисципліни виконання доручень по департаментах;

— пропозиції щодо покращення власної роботи та процесів навколо власника.

Вимоги

• 2–3+ роки досвіду роботи бізнес-асистентом або асистентом першої особи (власника, CEO чи топменеджера)
• Досвід у девелопменті або будівництві — на стороні замовника чи генпідрядника
• Розуміння структури девелоперського проєкту: служба замовника, генпідряд, кошториси, дозвільна та проєктна документація
• Досвід ведення контролю доручень і протоколювання нарад
• Впевнена робота з Notion або аналогами, Google Workspace / MS Office
• Вміння швидко структурувати великий обсяг інформації та виділяти головне
• Грамотна письмова та усна українська
• Системність, організованість і увага до деталей
• Вміння пріоритизувати задачі та розрізняти важливе і термінове
• Вміння наполягати на виконанні без конфлікту та ефективно комунікувати з керівниками
• Емоційна стійкість і здатність працювати в режимі швидких змін
• Висока відповідальність за результат
• Конфіденційність і чесність — не приховувати проблеми та прострочення від власника

Обов'язки

• 1. Контроль доручень і задач власника
• Фіксація всіх доручень власника з нарад, зустрічей, дзвінків і чатів
• Постановка задач керівникам департаментів від імені власника з чітким результатом і терміном
• Контроль дедлайнів, нагадування, ескалація прострочених задач власнику
• Ведення єдиного реєстру доручень зі статусами
• Щотижневий огляд: що виконано, що прострочено, що заблоковано і чому
• 2. Інформаційні потоки та звітність
• Регулярний збір звітів від департаментів: служба замовника, генпідряд, фінансовий, комерційний
• Перевірка звітів на повноту, повернення на доопрацювання
• Зведення інформації в короткий дайджест для власника з ключовими відхиленнями
• Підтримка єдиного формату та графіку звітності департаментів перед власником
• Ведення бази знань: ключові документи, контакти, домовленості, рішення
• 3. Підготовка до зустрічей і переговорів
• Брифінг перед кожною важливою зустріччю: хто учасники, історія взаємодії, мета, відкриті питання
• Підготовка презентацій, довідок, порівняльних таблиць
• Протокол ключових нарад: рішення, відповідальні, терміни
• Розсилка рішень учасникам і постановка задач у систему протягом дня після наради
• 4. Довідкова аналітика та перевірки
• Перевірка підрядників і постачальників: реалізовані об'єкти, репутація, заявлені послуги
• Порівняння комерційних пропозицій і розцінок
• Перевірка звітів і платежів на запит власника перед погодженням
• Збір інформації по ринку, конкурентах, нормативних змінах на запит
• 5. Управління часом і календарем власника
• Ведення календаря, пріоритизація зустрічей, захист часу для стратегічної роботи
• Планування тижня разом із власником
• Фільтрація запитів на зустрічі: що потребує власника, що можна делегувати
• Організація робочих поїздок на об'єкти та відряджень
• 6. Документообіг і погодження
• Контроль документів, що потребують підпису або погодження власника
• Попередня перевірка документів на комплектність перед передачею власнику
• Відстеження термінів погодження
• Архів ключових договорів і рішень
• 7. Комунікація від імені власника
• Ділове листування і повідомлення від імені власника в погоджених межах
• Підтримка зв'язку з керівниками, партнерами, ключовими контрагентами
• Відповіді на типові запити без залучення власника
• Делікатна «обробка» відмов і перенесень
• 8. Спеціальні доручення та проєкти
• Координація окремих доручень власника, які не належать жодному департаменту
• Організація корпоративних подій, стратегічних сесій, зустрічей із партнерами
• Підготовка до зустрічей з інвесторами, банками, державними органами (логістика і матеріали)
• 9. Цифрові інструменти та AI
• Ведення задач і бази знань у Notion
• Робота з AI-асистентом власника: наповнення, перевірка результатів, завершення задач, які AI не закриває
• Пропозиції щодо автоматизації рутинних задач асистента
• &nbsp
• Головне завдання ролі — забезпечити закритий цикл роботи власника: зафіксувати → передати → проконтролювати → перевірити → доповісти.

Ми пропонуємо

• Робота безпосередньо з власником девелоперської компанії
• Залученість до ключових бізнес-процесів і рішень компанії
• Робота з масштабними девелоперськими проєктами
• Можливість поступово розширювати зону відповідальності разом із рівнем довіри
• Робота із сучасними цифровими та AI-інструментами
• Фінансова винагорода обговорюється індивідуально
• Випробувальний термін — 2 місяці
• Офісний формат, повна зайнятість, 5 днів на тиждень
• можливі поїздки на об'єкти разом із власником

Буде плюсом

• Досвід роботи у топ-10 або топ-20 девелоперів України чи великих генпідрядних структурах
• Навички роботи з AI-інструментами
• Англійська на рівні B2+
• Базове розуміння фінансової звітності, кошторисів і бюджетів проєктів